Погодьтеся, коли бізнес приносить 20 заявок на день їх можна вести і в 2-х таблицях, і вручну заповнювати інформацію, що надходить. Але, у міру зростання бізнесу, обсяг інформації, що надходить зростатиме. Збільшення числа заявок навіть в 4 рази спричинить виникнення помилок і неточностей. Ваші підлеглі не можуть стежити за всім і відразу.
З ростом кількості помилок буде рости і невдоволення клієнтів, які в підсумку підуть. Керівник же може попередити появу такого сценарію, завчасно переклавши управління бізнесом на плечі такого інструменту як CRM.
Система управління взаємовідносин з клієнтами потрібна для спрощення ведення робочої діяльності, прискорення виконання завдань, поліпшення взаємодії співробітників між собою і з покупцями. Вона допоможе створити умови для підвищення продуктивності вашої команди. Домогтися цього можна за допомогою автоматизації основних і найбільш часто виникаючих бізнес процесів.
Що дає автоматизація?
Цей процес спрямований на виконання заданих дій в певному порядку, що призводять до потрібного результату. Таким чином відбувається автоматизація стандартних процедур, де вплив людини можна повністю виключити. Один раз налаштований ланцюжок буде приводитися в дію після спрацьовування заданого дії-тригера.
Автоматизація має тільки переваги тому що дозволяє:
- повністю виключити помилки так як порядок дій не змінюється, і машина йому неухильно дотримується;
- мінімізувати рутинне навантаження на менеджерів, вимагаючи тільки закрити/виконати поставлене завдання;
- автоматизувати можна як більшість звичайних завдань, так і створити унікальні - під потреби конкретного бізнесу.
У підсумку ви можете налаштувати функціонал під роботу та окремих співробітників і всієї команди відразу. Подивимося як це виглядає на прикладах.
Приклади застосування бізнес автоматизації
- Замовлення послуг/товарів. Бізнес прагне до збільшення замовлень - це основна задача, яка точно повинна відбуватися автоматично. Сценарій роботи CRM в цьому випадку може виглядати так: внесення замовлення в систему -> занесення клієнта в базу -> закріплення співробітника -> бронювання товару на складі -> зв'язок з клієнтом -> підтвердження замовлення -> відправка товару -> запит на відгук від клієнта.
- Оформлення накладних. Поставки товару припускають безліч дій з боку замовника: дата поставки, формування накладних, розрахунок з постачальником та інше. У цій ситуації автоматичний сценарій може складатися з таких дій: формування договору на поставку товарів -> відправка постачальнику на підпис -> фіксація дати поставки -> реєстрація факту поставки -> формування рахунка-фактури -> перерахування оплати. Завантаживши шаблон договору і рахунок-фактури можна обійтися без участі бухгалтера при проведенні такої операції.
- Повний контроль витрат. При невеликому штаті і парі-трійці постачальників контролювати витрати можливо самостійно. Але при десятках співробітників і коли багато постачальників успішно контролювати всі фінанси не вийде. Витрати на маркетинг і поставки, прибуток від замовлень, зарплата співробітників - управляти витратами і доходами можна автоматично. Від керівника може вимагатися підтвердження бюджету на ту чи іншу послугу та їх коригування.
- Налаштування email-розсилки для лiдiв, які погодилися отримувати листи. Система сама створить список для розсилки, а компанія зможе швидше прогріти цю аудиторію, відповідно підвищиться ймовірність здійснення першої покупки.
- Формування списку поставок на основі маржинальності товарів і планування графіка поставок в залежності від терміну реалізації прибуткових найменувань. В цьому випадку відпаде необхідність стежити за наявністю самих товарів, що купуються - система сама буде стежити за тим, щоб такі одиниці завжди були в наявності.
- Призначення менеджера в залежності від його успішності і завантаження на даному етапі роботи. Тоді система при внесенні замовлення буде аналізувати завантаження кожного менеджера, і на підставі ефективності розподіляти замовлення. Таким чином можна розподілити роботу рівномірно між усіма менеджерами відділу продажів.
- Формування плану продажів на основі поточних результатів кожного співробітника. У такому випадку працівник не буде відчувати нездійсненний обсяг покладений на нього, а розуміє, що закрити свій план він дійсно може.
Ми описали лише 7 випадків для чого потрібна автоматизація бізнес процесів. На практиці сценаріїв дуже багато. Деякі складаються з 5 дій, деякі - з однiеї. Перше, що можна привести в приклад - оповіщення. Всього одна процедура, яка допоможе не забути відправити лист, зателефонувати клієнтові, зателефонувати ліду ще раз. Або зробити смс-розсилку новим покупцям з пропозицією про ексклюзивну знижку.
Щоб налаштувати ланцюжок важливо повністю усвідомлювати потреби бізнесу. А налаштувати можна все або майже все.
Як автоматизувати бізнес-процес під нерозповсюджене завдання?
Найголовніше, що потрібно зробити - визначитися з порядком дій. Якщо ви розумієте як розкласти всю задачу на окремі кроки, то у вас вийде реалізувати її. Але далеко не всі CRM пропонують можливості для автоматизації будь-якого бізнесу. Тобто система управління потрібна під певну галузь. Їх особливість в тому, що якщо ви працюєте в сфері нерухомості, то автоматизація бізнес процесів в цій crm спочатку буде заточена під складання договорів купівлі-продажу, підбір нерухомості за запитом клієнта і т. п..
Якщо вибираєте універсальне рішення - це означає, що ті дії, які ви хочете автоматизувати збігаються з потребами більшості користувачів. Наприклад процедура занесення покупки в систему може мати однаковий алгоритм роботи, а дані для галузей будуть відрізнятися. Тому знати які бізнес-процеси потрібні вам і розділяти їх на прості складові дійсно важливо.
Пам'ятайте, що можливості автоматизації підвищать ефективність роботи вашої компанії, але не є єдиним основоположним фактором вибору інструменту управління.